Gewährleistung der Sicherheit von Kundendaten während Geschäftsaktivitäten

Die Sicherstellung der Sicherheitsstandards für Kundendaten hat dabei die höchste Priorität. Doch nicht nur Umsetzung von regulatorischen Vorgaben. Wer vernachlässigt Kundendaten, muss im schlimmsten Fall mit Umsatzverlust, Verlust von Kunden und Vertrauen rechnen. Je wichtiger sind daher auch die Daten von Kunden während des Geschäfts zu sichern.

Die Rolle von virtuellen Datenräumen

Virtuelle Datenräume (VDR) nehmen in modernen Betrieben eine zentrale Rolle ein. Sie helfen dabei, Daten zu sichern, zu verwalten und stets abrufbar zu machen. Sie haben sich als zentrale Plattformen für den sicheren Austausch sensibler Informationen etabliert. Dazu zählen u. a. M&A-Transaktionen, Due Diligence, Immobiliengeschäfte und juristische Verfahren.

Unterschiede zwischen den Anbietern

Datenräume Anbieter und deren einzelnen Preismodelle unterscheiden sich auf vor allem in folgender Hinsicht:
● Speicherplatz
● Funktionalität
● Projektanzahl
● Mitarbeiter- und Administratorenanzahl

Obwohl es zahlreiche Testportale gibt, die Bewertungen für VDRs abgeben, steht weniger die Qualität der Anbieter im Vordergrund. Vielmehr sollten Sie sich vorab fragen, welche Anforderungen Ihre Organisation bzw. das jeweilige Projekt mitbringt. Auf dieser Basis lässt sich feststellen, über welche Eigenschaften und Funktionen der VDR verfügen muss.

Speicherplatz

Mehr Speicherplatz lässt Unternehmen mehr Spielraum beim Abspeichern von Daten. Das ist keine Erkenntnis, die erst mit virtuellen Datenräumen zu Tage trat. Gleiches gilt für Cloud- und Festplattenspeicher. Ebenso, dass mehr Speicherplatz mit mehr Kosten verbunden ist. Es ist daher ratsam, vorab eine präzise Prognose über die Größe des Projekts aufzustellen.

Es gibt keinen Grund, unnötig viel Speicherplatz anzufordern, insbesondere da ein virtueller Datenraum Kosten verursacht, die das Budget überreizen können. Das Tarifmodell lässt sich im Zweifelsfall bei den meisten Anbietern nachträglich wechseln. Viele Anbieter für virtuelle Datenräume ermöglichen (u. a. bei den höheren Tarifen) ein flexibles Speicherplatz-Modell. Das bedeutet, Kunden können den Speicherplatz stets variabel definieren. Der Monatspreis wird auf Basis dessen immer wieder neu berechnet.

Funktionalität

Bei der Suche nach den gewünschten Funktionen eines VDRs ist große Sorgfalt geboten. Sie sollten sich vorab darüber im Klaren sein, welche Anforderungen ein spezifisches Projekt mitbringt. Im Gegensatz zur Größe des Speicherplatzes, der Anzahl der Projekte oder Mitarbeiter ist hier nicht nur ein Blick in die einzelnen Tarifmodelle geboten. Schon die VDR-Anbieter unterscheiden sich erheblich in ihrer Grundfunktionalität sowie den zusätzlichen Funktionen. Eine kleine Auswahl:
● Zertifikate (SOC 1/2/3, ISO 27017, ISO 27108)
● Datenverschlüsselung (SSL, TLS)
● Datenschutz (DSGVO-Konformität)
● Audit-Trails und Aktivitätsprotokolle
● IP-Filter und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
● Wasserzeichen

Je nach Art des Projekts kann in Sachen Sicherheit eine höhere Sicherheitsstufe notwendig sein. Viele der genannten Kriterien (wie SSL-Verschlüsselung oder Zwei-Faktor-Authentifizierung) gehören längst zum Branchenstandard. Auf die Unterschiede zwischen den einzelnen VDR-Anbietern ist dennoch zu achten. Allein der Serverstandort kann bereits einen Unterschied machen, welcher gesetzlichen Regulatorik sich der Anbieter unterordnen muss. Wir empfehlen für deutsche Unternehmen einen Anbieter innerhalb der Europäischen Union, idealerweise aus Deutschland.

Außerdem wichtig: die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeitenden im Betrieb. Sie müssen imstande sein, mit Zusatz-Funktionen wie Künstlicher Intelligenz sachgerecht umzugehen. Im Zweifel müssen Mitarbeiterschulungen angeboten oder verordnet werden.

Projekte

Die Anzahl der zu verwaltenden Projekte hat großen Einfluss auf den Preis von Dataroom. Die meisten unterscheiden zwischen Einzelprojekten (in den günstigen Basistarifen) und unbegrenzten Projekten (teurer).

Eine Schwierigkeit: Der Begriff Projekt ist nicht einheitlich definiert. Darunter lässt sich ein kurzfristiger Vorgang z. B. im Rahmen einer einmaligen Geschäftstransaktion verstehen. Es kann jedoch auch um einen längerfristigen Prozess wie ein Gerichtsverfahren gehen. Daher ist nicht nur die quantitative Dimension, sondern darüber hinaus die Art des Projekts zu betrachten. Im Falle einer langfristigen Angelegenheiten verändern sich die Anforderungen an den VDR, was Einfluss auf die Wahl des Anbieters und des Tarifmodells nimmt.

Eine möglichst genaue Berechnung der Projekte ist nicht nur von organisatorischer, sondern auch von ökonomischer Bedeutung. Die Überschreitung der zuvor vereinbarten Projektanzahl oder der Dauer kann schnell zu einer Überreizung des zur Verfügung stehenden Budgets führen. Zudem können, je nach Art des geplanten Projekts, zusätzliche Funktionen erforderlich werden (z. B. KI-unterstützte Suchfunktionen).

Mitarbeiteranzahl

Die Anzahl der Mitarbeiter bezieht sich auf die Zahl der Personen, die im Laufe der Projektdauer Zugriff auf den Data Room haben. VDR-Anbieter haben überaus unterschiedliche Modelle im Aufgebot. Manche bieten von Haus aus Tarife mit unbegrenzter Mitarbeiterzahl an. Andere staffeln ihr Angebot oder verlangen je nach Anzahl der Mitarbeiter nach einer zusätzlichen Lizenz. Die Zahl der gewünschten Administratoren fällt nicht hierunter, sondern fällt unter eine eigene Rubrik. Diese wird bei den meisten VDR-Anbietern differenziert aufgeschlüsselt.

Fazit

Eine gute Planung des Projekts ist von essentieller Bedeutung, um die Kosten für einen virtuellen Datenraum einzuschätzen, den passenden Anbieter und Tarif auszuwählen. Die meisten Plattformen bieten eine kostenlose 30 Tage Version. Hier können Sie sich einen Überblick über die Funktionalität, die Benutzeroberfläche, den Kundenservice und die Einstellungsmöglichkeiten verschaffen.